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日期:2019年04月10日
【搵工教學】以為Send E-mail 好易?十個常犯錯誤你中幾多個?
【搵工教學】以為Send E-mail 好易?十個常犯錯誤你中幾多個?
 
職場覆E-mail已經成為首要必備求生技能,即使英文能力不俗,仍然有可能犯上以下錯誤,被人恥笑不已。
 
錯誤一:寫長文
使用段落其實很易令人反感,對方亦很易看漏重點,變相浪費更多時間。E-mail不宜賣弄文筆,因此建議大家善用Point Form和標示語,以簡潔直接、容易捕捉重點為佳。
 
錯誤二:亂Highlight
E-mail內不要同時用多種文字顏色、文字背景色、不同字型、不同字體大小。強調重要訊息時,也不要在某些語句用大寫。如想強調重點,不用弄得花多眼亂,只需內文全用黑字,用粗體劃重點已足矣。
 
錯誤三:亂用字型
使用奇怪、繚草的字型不會讓你顯得很有格調。請堅持全文均使用Arial、Times New Roman等易閱字型,或直接用公司的默認字型。如果你很想在電郵添上個人風格,你可以留在文末的個人簽名中發揮創作空間。
 
錯誤四:用大寫或簡寫
E-mail內不要再用全文大寫及使用簡寫了!有人以為全文用大寫會添加「鬼佬味」,實情只會令人覺得十分煩厭。而ASAP、EOD、good變gd、you變u等簡寫只適用於相熟同事的Whatsapp交流,用在E-mail內就顯得非常不尊重。
 
錯誤五:漏附件
有時比起E-mail內文,Attachment才是國家級任務。如臨門一腳卻漏加Attachment,及後才補sorry已經太遲了,感覺你也太不專業!謹記每次寄出之前都Check清楚啊!
 
錯誤六:亂Send E-mail
太多E-mail只會令對方覺得更亂,甚至因而錯過一些重要資訊。第一,不要頻密以短訊式發E-mail;第二,不要SendE-mail給不需知道該訊息的同事或Partner。記住,永遠只有在需要緊急資訊、需要BlackandWhite的時候才使用E-mail,如果你想補充資料,電話、訊息或直接對話永遠是更快捷的途徑。
 
錯誤七:不回覆
Whatsapp已讀不回未必出事,E-mail不覆就幾乎斬立決了。永遠都要回覆你的上司或客戶,讓他隨時知道你的答覆與進度。
 
錯誤八:沒有聯絡資訊
E-mail文末一定要有聯絡資訊,方便對方更易聯絡你。最好設定自己的Signature,那就不需每次發E-mail都打一次相同資訊。
 
錯誤九:收件人不排序
若缺乏收件人的排序,容易令人覺得你無條理。收件名單最好有一個常用排序,通常會用職級排序,不過極容易不小心得罪同級的三姑六婆,建議小心使用。當然,排序方法亦會因公司文化而不同。
 
錯誤十:衰錯字
筆者試過見過連收件人的名字都打錯:Kaman變Carmen、Brian變Brain……收件人看到一額汗,又可氣又可笑。麻煩寄出前順手proofread,別讓一封E-mail就在全公司面前露了底。
 
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